Outlook yfirlestur – auðveld skipting á milli tungumála

Óhætt er að segja að póstforritið "Outlook" frá Microsoft sé ráðandi á Íslenskum fyrirtækjamarkaði. Mörg okkar kannast við að þurfa svara póstum á meira en einu tungumáli, til dæmis íslensku og ensku,  og oft á víxl yfir daginn. Þá skiptir miklu máli að yfirlestur (e. spellcheck) taki mið af því tungumáli sem hver póstur er skrifaður á, svo stafræn aðstoð verði styrkur en ekki hindrun.

Með einföldum stillingum í Outlook er hægt að tryggja að:

• Rétt tungumál sé notað í yfirlestur fyrir hvern póst
• Auðvelt sé að skipta á milli tungumála með einum smelli
• Póstarnir verði vandaðri og faglegri

Af hverju að stilla Outlook yfirlestur?

Þegar við skrifum póst á röngu yfirlesturtungumáli fáum við rauðar strikalínur undir orð sem eru í raun rétt skrifuð – og stundum eru gefnar upp rangar leiðréttingar.

Þetta getur:

• Tekið óþarfa tíma
• Aukið líkur á innsláttarvillum
• Og haft áhrif á heildaryfirbragð póstsins.

Með því að tengja yfirlestur beint við tungumál póstsins tryggjum við að leiðrétting og málfræðiaðstoð Outlook vinni með okkur, ekki á móti. Þetta á sérstaklega við hjá þeim sem skrifa reglulega á tveimur eða fleiri tungumálum, til dæmis í samskiptum við erlenda samstarfsaðila, birgja eða viðskiptavini.

Nýr gluggi fyrir svör og áfram­sendan póst

Fyrsta skrefið felst í því að láta Outlook alltaf opna svör (Reply) og áfram­senda póst (Forward) í nýjum glugga.

Kostir þess eru meðal annars:

• Hægt er að vinna með póstinn í fullum glugga þar sem allar stillingar og valmyndir eru aðgengilegar.
• Yfirlestursstillingar verða sýnilegri og auðveldari í notkun.
• Það verður einfaldara að hafa yfirsýn þegar verið er að svara löngum eða flóknum pósti.

Þegar þessi stilling hefur verið virkjuð er grunnurinn kominn fyrir næsta skref: að gera tungumálaskiptin sjálf mjög aðgengileg.

Hnappur til að skipta fljótt um yfirlesturtungumál

Í Outlook er til skipun sem heitir „Set Proofing Language…“. Með því að bæta henni við Quick Access Toolbar (litlu táknaröðina efst á póstglugganum) verður til hnappur sem er alltaf innan seilingar þegar verið er að skrifa svarpóst.

Þetta þýðir að þegar þú byrjar á nýju svari geturðu:

• Smellt á hnappinn í Quick Access Toolbar.
• Valið viðeigandi tungumál, t.d. íslensku eða ensku.
• Haldið áfram að skrifa með réttum yfirlestur stilltum fyrir þann tiltekna póst.

Þannig tekur skiptin á milli tungumála aðeins örfáar sekúndur, en skilar miklum ávinningi til lengri tíma: minna er um villur, auðveldara er að halda stílnum snyrtilegum og samskiptin verða faglegri í heild.

Ábati fyrir daglegt starf

Með þessum stillingum nýtist Outlook betur sem tæki til að:

• Styðja við tví- eða fjöltyngt starfsumhverfi
• Draga úr stafsetningar- og málfræðivillum
• Gera starfsmönnum auðveldara að senda frá sér vandað, læsilegt og faglegt efni.

Þetta er einföld leið til að auka gæði póstsamskipta án þess að breyta vinnuvenjum mikið – aðeins með því að bæta inn einum glugga og einum hnappi.

Hvar fæ ég nánari leiðbeiningar?

Nánari skref-fyrir-skref leiðbeiningar, skjámyndir og ítarlega upptalningu á öllum skrefum er hægt að finna hér

Ef villur hafa slæðst inn eða eitthvað þarfnast frekari skýringa þá ekki hika við að senda póst á fyrirspurn@tns.is