Fyrir marga er pósthólfið eins konar „vinnulisti“ sem hættir þó aldrei. Nýir tölvupóstar detta inn allan daginn, og áður en við vitum af erum við föst í því að fletta, flokka og leita. Ein leið til að ná tökum á innflæðinu er að nota 4D kerfi eða „Do“, „Defer“, „Delegate“ og „Delete“.
- Gera (Do): Ef tölvupóstur krefst verks sem tekur minna en 2–3 mínútur, kláraðu það strax. Þetta kemur í veg fyrir að lítil verkefni safnist upp og léttir á huganum.
- Fresta (Defer): Ef verkefnið tekur lengri tíma en nokkrar mínútur, settu ákveðinn tíma í dagatalinu til að klára það. Þá klárast það án þess að trufla það sem þú ert að gera núna. Þú getur t.d. notað „snooze“ eða sérstaka „að gera“ möppu til að halda utan um slíka pósta.
- Fela öðrum (Delegate): Ef tölvupósturinn er ekki á þinni ábyrgð eða er ekki besta nýting á þínum tíma, sendu hann áfram á réttan aðila. Settu þér ákveðinn tíma til að fylgja eftir og settu póstinn í „bíð eftir“ möppu.
- Eyða (Delete): Ef tölvupósturinn er ruslpóstur eða ekki lengur mikilvægur, eyddu honum. Vertu raunsæ(ur) og fjarlægðu pósta sem hafa ekki neitt framtíðargildi, til að koma í veg fyrir að innhólfið verði fullt af óþarfa.
Þessu er við að bæta að gott er að eiga möppu undir innhólfinu (e. inbox) sem heitir t.d. „Afgreitt“ og færa þann póst sem sannarlega er afgreiddur þangað undir.